Одно из главных преимуществ сервисов Google – это возможность предоставления доступа к просмотру/комментированию/редактированию файлов, папок и целых дисков группе лиц в режиме реального времени. Вам не придется отправлять друг другу по почте таблицы, презентации и текстовые документы: можно один раз поделиться ссылкой на диск (или папку), где будут лежать нужные файлы, или предоставить доступ к определенному файлу. Правки одного пользователя тут же будут отображаться у другого. Это экономит время и делает работу удобнее.
¶ Совместное редактирование документов
Вы можете предоставлять совместный доступ коллегам для любых Google файлов:
¶ Доступ к документам, таблицам, презентациям и Jamboard
Для предоставления доступа нажмите на кнопку “Настройки доступа”. Она находится в верхнем правом углу и выглядит так:
Далее вы увидите следующее окно:
Нажмите на “Изменить” в левом нижнем углу, чтобы выбрать режим доступа для других пользователей.
Здесь вы можете изменить две опции:
- Приватность файла
- Режим доступа для других пользователей
¶ Приватность файла
Вы можете выбрать, кто сможет открывать файл по ссылке, нажав на следующую кнопку:
Существует три уровня приватности:
- Доступные пользователям, у которых есть ссылка – открыть файл могут все пользователи в Интернете, у которых будет ссылка.
- МИЭМ НИУ ВШЭ – открыть файл смогут только пользователи, авторизованные через аккаунт @miem.hse.ru
- Доступ ограничен – открывать файл можете только вы.
¶ Виды доступа
Для настройки прав доступа, нажмите на следующую кнопку:
Выберите из списка нужное:
- Читатель – пользователь может только просматривать файл.
- Комментатор – пользователь может комментировать и предлагать исправления.
- Редактор – пользователь может редактировать файл наравне с его владельцем.
После установки нужных прав нажмите “Копировать ссылку” и отправьте ее коллегам.
¶ Доступ к Google Формам
Если вы создали Google Форму и хотите, чтобы пользователи просто заполнили ее, то нажмите на кнопку “Отправить” в верхнем правом углу:
Теперь выберите второй раздел (стрелочка номер 1 на картинке ниже), установите галочку у надписи “Создать короткий URL”, чтобы ссылка была компактной, и скопируйте ее. Отправьте ссылку пользователям, чтобы они заполнили вашу Google Форму.
¶ Совместное редактирование Google Формы
Если вы хотите, чтобы коллеги могли редактировать вашу Google Форму, то нажмите на значок “Три точки” (стрелочка номер 1 на картинке ниже) и перейдите в раздел “Настройки доступа”.
Редакторы смогут просматривать и удалять ответы респондентов.
Далее появится такое же окно, как при настройки доступа к Google Документам.
Нажмите на “Изменить”, чтобы изменить приватность файла. Далее следуйте инструкции из пункта “Приватность файла”. Затем скопируйте ссылку и отправьте ее коллегам.
¶ Доступ к папкам
Если хотите поделиться папкой с вашего Google Диска, то перейдите в раздел “Мой диск” и затем откройте нужную папку. Вверху вы увидите путь к папке. Нажмите на название папки там и перейдите в раздел “Открыть доступ”:
Далее вы увидите следующее окно:
Нажмите на “Изменить” в левом нижнем углу, чтобы выбрать режим доступа для других пользователей.
Здесь можно изменить две опции:
- Приватность папки
- Режим доступа для других пользователей
¶ Приватность папки
Вы можете выбрать, кто сможет открывать папку и файлы в ней по ссылке, нажав на следующую кнопку:
Существует три уровня приватности:
- Доступные пользователям, у которых есть ссылка – открыть папку могут все пользователи в Интернете, у которых будет ссылка.
- МИЭМ НИУ ВШЭ – открыть папку смогут только пользователи, авторизованные через аккаунт @miem.hse.ru
- Доступ ограничен – открывать папку можете только вы.
¶ Виды доступа
Для настройки прав доступа, нажмите на следующую кнопку:
Выберите из списка нужное:
- Читатель – пользователь может только просматривать папку и файлы в ней.
- Комментатор – пользователь может оставлять комментарии внутри файлов.
- Редактор – пользователь может упорядочивать, добавлять и редактировать файлы.
После установки нужных прав нажмите “Копировать ссылку” и отправьте ее коллегам.