Управление проектом такая же сложная задача, как и его реализация. В рамках проектной деятельности мы используем трекер Taiga и его методологию ведения проекта. Это поможет упростить руководителям управление проектом, а участникам – четко формулировать задачи и фокусироваться на конкретных вещах.
¶ Авторизация
- Перейдите по ссылке и нажмите на кнопку “Sign in with with Google”.
- Введите вашу корпоративную почту с доменом @miem.hse.ru.
- Введите ваш пароль от почты.
- Нажмите “Далее”. Вы увидите “Журнал активности”. Он будет пустым. Когда вас пригласят на доску проекта, в "Журнале активности" будет храниться история действий участников проекта.
¶ Создание доски в Taiga
Не создавайте доски для проектов вручную!
Не удаляйте номер проекта из названия доски!
Чтобы создать проектную доску в Taiga, руководители должны активировать флажок "Создать проектную доску в Taiga" в настройках проекта в Личном кабинете и нажать на кнопку "Сохранить":
После этого руководителю и активным участникам проекта на корпоративную почту @miem.hse.ru придет приглашение присоединиться к доске проекта.
Как только вы примите приглашение и авторизуетесь в Taiga, на главной странице трекера в левом верхнем углу появится значок папки. Наведите на нее, чтобы увидеть название вашего проекта. Чтобы открыть его, щелкните по названию.
¶ Не пришло приглашение: что делать?
- Если вы не нашли письмо во "Входящих", то проверьте папку "Спам".
- Если приглашение не пришло ни одному из участников проекта, то:
- Руководитель должен убедиться, что флажок "Создать доску в Taiga" активен.
- Руководителю следует убедитесь, что доска создалась. Для этого откройте настройки проекта и нажмите на надпись "Ссылка на элемент". Если доска проекта не открылась, значит, она не создалась.
- Обратитесь за помощью в канал Техподдержки.
¶ Приглашение новых участников
Если студент присоеднился к проекту позже, руководителям нужно пригласить студента вручную.
- Руководитель должен пригласить участника на проектную доску.
- Откройте доску вашего проекта
- Зайдите в настройки
- Выберите "Участники"
- Нажмите в правом углу "+ Новый участник"
- Впишите корпоративнюу почту студента в домене @miem.hse.ru и нажмите справа на значок с человечком
- Укажите роль студента
- Нажмите "Пригласить"
- Студенту на корпоративную почту в домене @miem.hse.ru придет приглашение.
Если студент был заранее авторизованы в Taiga, то он автоматически появится в участниках проекта после приглашения от руководителя.
¶ Терминология
Все проекты многогранны и не всегда понятно, как выделить задачи и с чего начать. Для этого вы можете сначала выделить направления вашей работы - эпики. Обычно это объемные направления работы. Эпик разбивается на задачи - пользовательские истории. Их выполнение ведет к завершению эпика. Иными словами, нужно сформулировать задачи, выполнения которых приведет к завершению этапа работы. Обычно такие задачи (пользовательские истории) конкретизируются до подзадач. Они позволяют организовать повседневную работу и отчетливее увидеть прогресс проекта.
Проектная работа выполняется циклами из четырех недель. К концу каждого цикла команда должна представить не просто n-ое количество выполненных задач, а хотя бы минимально работоспособный вариант продукта, которым уже можно начать пользоваться. Такой подход к работе помогает правильно расставить приоритеты и избежать “застоев”.
¶ Эпики
Слева на любой страницы Taiga находятся вкладки. “Журнал активности” - вторая иконка сверху, треугольник ниже - эпики. Нажмите на него, чтобы перейти на эту вкладку.
Эпики - это большой объем работ, который можно разбить на несколько небольших задач.
Проект многогранен, он всегда содержит несколько направлений работ. В эпиках как раз и записываются эти направления, которые потом разбиваются на конкретные задачи.
¶ Как создать эпик?
- Нажмите на кнопку “Добавить эпик”.
- Введите его название и добавьте описание: расскажите подробнее о направлении работы.
- После нажмите кнопку “Создать эпик”.
Нажмите на название только что созданного вами эпика, чтобы открыть его.
¶ Как назначить исполнителя эпика?
На каждый эпик нужно назначить одного или нескольких исполнителей.
- Нажмите справа на кнопку “Добавить ответственного” и выберите исполнителей из списка участников проекта.
- Если вы хотите получать уведомления об изменениях в данном эпике по почте, то нажмите на кнопку “Отслеживать” в разделе “Наблюдатели”.
¶ Как добавлять вложения и комментарии?
По ходу выполнения задач в данном эпике приветствуется добавление вложений, отражающих вашу работу.
Для этого нажмите на значок “плюс” в разделе “Вложения” и загрузите нужные файлы.
Ниже находится раздел “Комментарии”. Туда руководитель может писать замечания, а исполнитель может хранить полезные ссылки.
Между разделом “Комментарии” и “Вложения” находится раздел “Пользовательские истории”.
¶ Пользовательские истории
Эпики разбиваются уже на конкретные задачи. Задачи в терминах Taiga называются “Пользовательскими историями”. Существует три способа создать “Пользовательскую историю”. В этой инструкции мы разберем самый простой.
¶ Как создать пользовательскую историю?
- Перейдите во вкладку “Эпики” и откройте нужный эпик
- Найдите раздел “Пользовательские истории” и нажмите “плюс”.
- Введите название вашей пользовательской истории и нажмите “Сохранить”.
¶ Как задать параметры для пользовательской истории?
Интерфейс пользовательской истории идентичен интерфейсу эпика: те же разделы “Вложения” и “Комментарии”, возможность назначить исполнителя и отслеживать изменения в данной пользовательской истории.
Правила работы с этими инструментами тоже идентичны:
- Добавьте описание вашей пользовательской истории. Для этого нажмите на надпись “Пустое место…” и опишите вашу задачу.
- Затем нажмите на значок “Сохранить” в верхнем правом углу:
- Чтобы назначить исполнителя, нажмите на кнопку “Добавить ответственного” и выберите нужного пользователя из списка участников.
- Если вы хотите получать уведомление об изменениях в данной пользовательской истории, то нажмите на кнопку “Отслеживать”.
- Используете раздел “Вложения”, чтобы прикреплять файлы, отражающие ваш процесс работы.
- В “Комментариях” оставляйте замечания к пользовательской истории и полезные ссылки.
Все эти функции работают так же, как в эпиках. Единственное различие в функционале - новый раздел “Подзадачи”. Каждую пользовательскую историю обязательно нужно разбивать на подзадачи.
¶ Подзадачи
Подзадачи - это элементы пользовательской истории или ступеньки, по которым пользовательская история переходит в состояние “Завершено”. Все пользовательские истории должны быть разбиты на подзадачи.
¶ Как создать подзадачу?
- Откройте нужную пользовательскую историю и нажмите на “плюс” (1) в разделе “Подзадачи”.
- Введите название подзадачи (2) и нажмите на значок “Сохранить” (3):
- Щелкните на название подзадачи, чтобы открыть ее.
¶ Как задать параметры для подзадачи?
Интерфейс и функционал такой же, как у эпиков и пользовательских историй:
- Добавьте описание вашей подзадачи. Для этого нажмите на надпись “Пустое место…” и опишите вашу подзадачу. Затем нажмите на значок “Сохранить” в верхнем правом углу.
- Чтобы назначить исполнителя, нажмите на кнопку “Добавить ответственного” и выберите нужного пользователя из списка участников.
- Если вы хотите получать уведомление об изменениях в подзадаче, то нажмите на кнопку “Отслеживать”.
- Используете раздел “Вложения”, чтобы прикреплять файлы, отражающие ваш процесс работы.
- В “Комментариях” оставляйте замечания к подзадаче и полезные ссылки.
¶ Трудозатраты
В подзадачах есть важное поле: “Трудозатраты”.
Как только вы начали работу над подзадачей, указывайте целое количество академических часов, потраченных на нее.
После того, как вы вписали количество затраченных часов, нажмите на кнопку “Сохранить” в конце поля.
1 академический час = 40 астрономических минут.
1 кредит (зачетная единица) = 38 ак. часов = 25 ч. 23 м. астрономического времени.
¶ Статус работы и трудозатраты
В эпиках, пользовательских историях и подзадачах есть поле “Статус”. Оно находится в правом верхнем углу в каждом из трех элементов:
Как только вы создали новый элемент, ему по умолчание присваивается статус “Новая”. Чтобы изменить статус, нажмите на него и выберите нужный:
- Новая - устанавливается исполнителем или руководителем, если вы пока не принимаетесь за работу над данной подзадачей, пользовательской историей или эпиком.
- В процессе - устанавливается исполнителем
- в эпике, если в нем есть активные пользовательские истории (хотя бы у одной из них не стоит статус “новая” или “завершена”)
- в пользовательской истории, если в ней есть активные подзадачи (хотя бы у одной из них не стоит статус “новая” или “завершена”)
- в подзадаче, если она взята в работу
- Можно проверять - устанавливается исполнителем
- в подзадаче, если исполнитель завершил работу над ней и ждет, когда руководитель проверит работу
- в пользовательской истории, если все подзадачи имеют статус “можно проверять” и “завершена”
- в эпике, если все пользовательские истории имеют статус “можно проверять” и “завершена”
Если руководитель не принимает вашу подзадачу (а следовательно и пользовательскую историю, и эпик), то он меняет статус соответствующих элементов на “В процессе”.
- Завершена - статус устанавливается руководителем, если задача проверена и выполнена верно.
¶ Добавление трудозатрат
Если подзадача взята в работу и у нее установлен статус “В процессе”, то нужно заполнять поле “Трудозатраты” по мере выполнения подзадачи.
- Для этого нажмите на поле “Трудозатраты” и укажите целое количество академических часов.
- Затем нажмите на кнопку “Сохранить”, расположенную в конце поля.
- Чтобы изменить количество часов, нажмите на значок карандаша.
К концу работы над подзадачей убедитесь, что вы выставили реальное количество потраченных академических часов, и только потом меняйте статус на “Можно проверять”.
Иначе количество часов вам не зачтется.
Напоминаем, что
1 академический час = 40 астрономических минут.
1 кредит (зачетная единица) = 38 ак. часов = 25 ч. 23 м. астрономического времени.
Вы можете посмотреть прогресс эпика на странице “Эпики”. Поле справа заполняется в зависимости от количества выполненных подзадач.
¶ Отчетность
Документация по проекту ведется в течение всего года. Она должна храниться в разделе “Wiki” трекера Taiga.
Документация, занесенная в соответсвующем разделе Taiga, переносится сюда, в wiki, и хранится в папке каждого проекта.
- Нажмите на иконку раскрытой книги в боковой панели, чтобы перейти в раздел ведения отчетности.
- Кликните на кнопку “Создать закладку”, чтобы создать новую страницу для документации.
Здесь участники проекта могут писать о выполненной работе и прикреплять вспомогательные ссылки и вложения. Руководители могут фиксировать планы на цикл в этом же разделе.
В разделе “Wiki” для составления документации используется язык форматирования Markdown. О том, как им пользоваться, написано у нас в Wiki.miem на русском и в самой Taiga на английском.
¶ Спринты
Перейдем на другую вкладку. Нажмите на иконку со стрелками в боковом меню, чтобы открыть список задач:
Здесь находится список всех пользовательских историй из разных эпиков. Цветной кружочек около названия пользовательской истории обозначает ее принадлежность к тому или иному эпику. Вы можете создавать пользовательскую историю и с этой вкладки, но потом придется вручную закреплять ее за нужным эпиком.
Это вкладка примечательна возможностью создавать спринты.
¶ Что такое спринт и как его создать?
Спринт - это временной интервал, равный месяцу или меньше.
В условиях проектной деятельности спринты - это циклы.
Чтобы создать спринт, нажмите на надпись “Вы можете создать новый спринт в проекте” в правой части страницы. Название спринта соответствует номеру цикла. Если ваш проект начал работу, например, в третьем цикле, то в названии следует написать “3 цикл” и ниже установить дату с 26.10. по 22.11.
Сроки каждого цикла указаны на странице вашего проекта в Личном Кабинете во вкладке “Мои проекты” в разделе “Отчетность”.
¶ Как добавить задачи в спринт?
Спринт заполняется пользовательскими историями. Просто зажмите нужную пользовательскую историю из списка задач и перетяните ее в серое окно спринта.
Вы можете добавить в цикл любое количество пользовательских историй. Главное - успеть их выполнить.
Чтобы убрать пользовательскую историю из цикла, зажмите ее и перетащите обратно в список задач.
Создать новый цикл можно нажав на “плюс” около надписи “Спринты”. Под прошлым циклом появится новый. Это дает возможность перетаскивать пользовательские истории из старого цикла в новый.
¶ Таблица цикла
Теперь список подзадач можно просматривать по циклам: нажмите на надпись “Панель задач спринта” под циклом или выберите нужный цикл при переходе во вкладку “Список задач”:
Перед вами откроется табличка, состоящая из пользовательских историй и подзадач. В колонке слева находятся пользовательские истории, которые вы занесли в цикл. Прокрутите страницу вниз, чтобы увидеть все пользовательские истории этого цикла. Название остальных колонок - это статусы подзадач. Чтобы просмотреть их все, прокрутите страницу вправо. В самой сетке располагаются карточки подзадач: каждая подзадача находится в одной строке со своей пользовательской историей и в колонке, которая соответствует статусу подзадачи. На карточках отображен исполнитель, номер и название подзадачи.
Вы можете перемещать карточки в любое место таблички: так вы измените статус подзадачи или прикрепите ее к другой пользовательской истории. Будьте аккуратны с этим.
¶ Канбан
Перейдем на следующую вкладку. Выберите квадратный значок в левом боковом меню, чтобы перейти на вкладку “Канбан”.
Канбан в Taiga представляет собой колонки, название которых соответствует статусам пользовательских историй.
Чтобы просмотреть все колонки, прокрутите страницу вправо. В колонках располагаются карточки, на которых написано название и номер пользовательской истории и отмечен ее исполнитель. Если карточек слишком много, вы можете прокрутить их вниз.
Карточки можно перетаскивать из одной колонки в другую, меняя так статус пользовательских историй.
¶ Добавление участников
Участников в проект может добавлять только руководитель.
Нажмите на боковой вкладке на иконку шестеренки. Вы попадете во вкладку “Админка”. В появившемся меню выберите раздел “Участники” и нажмите на кнопку “+ Новый участник”:
Попросите участника заранее авторизоваться на сайте. После введите корпоративную почту участника проекта с доменом @miem.hse.ru и нажмите на черную иконку в конце поля. Перед вами откроется новое окошко. Выберите роль студента:
- Юзабилити
- Дизайнер
- Фронтенд разработчик
- Бэкенд разработчик
Если вы выберите одну из этих ролей для участника проекта, то ему откроются возможности создавать эпики, пользовательские истории и подзадачи.
Нажмите кнопку “Пригласить”, после того, как выберите роль. Теперь студент является участником проекта. Его имя и аватар появятся в списке вместе с другими участниками.